Jak integracja ERP z KSeF rewolucjonizuje zarządzanie finansami w firmie?

Pojęcie KSeF pojawia się ostatnio w świecie biznesu dość powszechnie, a wszystko na skutek zmian, jakie się z tym wiążą i które w najbliższym czasie czekają przedsiębiorców. O co chodzi i dlaczego integracja z systemem ERP może być dobrym pomysłem?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest rozwiązaniem informatycznym powstałym z inicjatywy Ministerstwa Finansów. Jego podstawową funkcją jest generowanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Nadal jego użytkowanie jest dobrowolne. Jednak wkrótce ma być obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Dlatego warto już teraz przemyśleć, jak będzie przebiegać jego wdrożenie. Jeżeli w firmie korzysta się z systemu ERP, to dobrze zastanowić się nad integracją obu narzędzi, bo wiąże się z tym kilka zalet.

Czym jest system ERP?

System ERP jest zaawansowanym oprogramowaniem informatycznym służącym do zarządzania wszystkimi procesami, jakie dotyczą działalności biznesowej firmy. Składa się z modułów, których funkcje są dopasowane do charakteru poszczególnych działów i obowiązków w nich wykonywanych. Działanie systemu opiera się na wspólnej dla całego przedsiębiorstwa bazie danych. Wszystkie informacje trafiają do jednego miejsca, co przekłada się na lepszą organizację, usprawnienie wielu procesów i unikanie błędów. Drugą właściwością jest możliwość automatyzacji wielu czynności.

Dlaczego integracja systemu ERP z KSeF to dobry pomysł?

Wiemy już, czym jest KSeF i czym jest system ERP. Jak oba te rozwiązania można połączyć i właściwie, po co to robić? W każdej firmie korzysta się z programów księgowych. W przypadku systemu ERP jest to jeden z modułów. Nie każdy program księgowy pozwoli na współpracę z KSeF, więc część firm będzie musiała szukać nowych narzędzi. Z ERP tego problemu nie ma. Można go zintegrować z rządowym narzędziem, dzięki czemu praca będzie przebiegać równie płynnie jak do tej pory. Co jeszcze?

Dzięki integracji można automatycznie przesyłać faktury do bazy KSeF. Nie trzeba będzie wprowadzać ich ręcznie, a to duża oszczędność czasu i mniejsze ryzyko pomyłki. Firma zyskuje także pewność, że zostają spełnione wymogi formalne związane z generowaniem e-faktur. Kolejnym atutem jest możliwość stałego monitoringu statusu i historii faktur. To z kolei jest istotne w trakcie kontroli finansów i podczas audytów. Wymienione korzyści wiążą się z jeszcze jednym atutem integracji – efektywnością kosztową. Mamy tutaj do czynienia z automatyzacją, a tym samym wspomnianą oszczędnością czasu i zasobów. Więcej na ten temat można przeczytać na stronie: https://www.enova.pl/krajowy-system-e-faktur/.

Podsumowanie

Są firmy, które od dawna testują możliwości KSeF. Nie brakuje jednak i takich, które wstrzymują się jeszcze z tym rozwiązaniem. Mimo to wkrótce będą musieli wdrożyć rozwiązanie wszyscy. Warto więc wcześniej zapoznać się z wymogami i przemyśleć wszystko tak, by zarządzanie finansami było prostsze. Pomocna może być wspomniana integracja platformy z systemem ERP.