Zarządzanie zasobami ludzkimi – czym jest HR?

Jeśli chcesz prowadzisz biznes to musisz wiedzieć, że nie warto wszystkiego robić samemu. Na przykład procesy kadrowo-księgowe najlepiej oddelegować specjalistom – pracownikom działu kadr i płac (zwanego też działem HR). Dowiedz się, czym jest HR, jakie ma zadania i jak sprawić, by działał efektywnie.

Plan artykułu:

1. Definicja zarządzania zasobami ludzkimi
2. Zadania działu HR
3. 7 najważniejszych cech zarządzania zasobami ludzkimi
4. Jak usprawnić pracę działu HR
5. Czy w HR warto inwestować? – podsumowanie
6. Definicja zarządzania zasobami ludzkimi (ZZL)

Według jednej z definicji, „zarządzanie zasobami ludzkimi to strategia i praktyka nabywania, wykorzystywania (używania), udoskonalania i zachowywania ludzi – ich możliwości i umiejętności w organizacji lub przedsiębiorstwie” (źródło: M. Adamiec, B. Kożusznik, Zarządzanie zasobami ludzkimi, wyd. Akade, Katowice 2008, s. 18).

Innymi słowy, to umiejętne kierowanie zespołem tak, by jego praca była maksymalnie wydajna. Można powiedzieć, że dział HR jest centrum operacyjnym firmy, który wyszukuje najlepszych kandydatów do pracy, rozwija w pracownikach ich umiejętności i kompetencje oraz nakierowuje pracowników na takie ścieżki kariery, by pracowali efektywnie.

2. Zadania działu HR

Istnieje nieformalny podział obowiązków działu HR na zadania „miękkie” i „twarde”. Te pierwsze wiążą się z realizacją zadań związanych stricte z zarządzaniem personelem, a te drugie dotyczą powtarzalnych procesów administracyjnych. 

„Miękki” HR to m.in.:

• rekrutacja nowych pracowników (od planowania procesu, wdrażania jego  kolejnych etapów, aż po rozmowy kwalifikacyjne);
• objęcie pracowników opieką – od pre-onboardingu po offboarding;
• zarządzanie talentami, współplanowanie ścieżek kariery pracowników;
• nadzorowanie systemu ocen pracowniczych;
• kształtowanie i nadzór employee experience;
• współtworzenie i wdrażanie strategii employer brandingowych;
• wdrażanie systemów motywacyjnych oraz dbanie o integrację zespołu;
• realizacja planów szkoleniowych, ew. prowadzenie szkoleń z zakresu rozwoju kompetencji miękkich;
• pomoc w rozwiązywaniu konfliktów w zespole.

„Twardy” HR to m.in.:

• zakładanie i prowadzenie akt pracowniczych;
• przygotowywanie umów i aneksów;
• naliczanie wynagrodzeń;
• rozliczanie czasu pracy, zwolnień i urlopów;
• zgłoszenia do urzędów i instytucji (ZUS, Urząd Skarbowy, GUS, PFRON itd.).

3. 7 najważniejszych cech zarządzania zasobami ludzkimi

ZZL można realizować na wiele sposobów. Różne metody mają jednak wspólne cechy.

1. Efektywne zarządzanie zasobami wymaga kreatywności, innowacyjnego podejścia, ale przede wszystkim znajomości podstaw psychologii i socjologii. Jest procesem interdyscyplinarnym i integruje różne aspekty działania firmy.
2. Procesy zarządzania zasobami ludzkimi obejmują wszystkie poziomy firmy – od najwyższego – kadry zarządzającej, po poziom operacyjny – szeregowych pracowników. Opierają się na zrozumieniu dla odmiennych potrzeb ludzi.
3. Zarządzanie zasobami to proces ciągły, nieskończony. Podlega przeobrażeniom w miarę rozwoju firmy.
4. ZZL ma na celu rozwinięcie pełni potencjału zawodowego pracowników, poprzez szkolenia oraz ocenę ich wydajności.
5. ZZL opiera się na rezultatach działań, a nie na ich zasadach. Ma skutecznie motywować zespół i angażować go w życie firmy.
6. Procesy zarządzania zasobami ludzkimi pełnią funkcję usługową – nie sprzedażową, nie przekładają się bezpośrednio na zysk, a ich efekty są długofalowe.
7. Wszystkie procesy zarządzania mają na uwadze nie tylko przestrzeganie przepisów z zakresu prawa pracy, ale również np. bezpieczeństwa i higieny pracy, czy też poszanowanie podstawowych praw człowieka.
8. Jak usprawnić pracę działu HR

Ilość zadań specjalistów ds. HR może przytłoczyć! Na szczęście technologia wspiera ich w działaniu. Już nikt nie musi ślęczeć w niekończących się papierach, pełnych tabelek i wyliczeń. A kolejki petentów przed biurem? Odeszły do lamusa.

Na rynku jest coraz więcej aplikacji, platform i oprogramowania online dla działów HR. Możemy wyróżnić trzy wiodące rodzaje systemów HR – HRIS, HCM i HRMS.

• HRIS (Human Resource Information System) – System Informacji o Zasobach Ludzkich – to oprogramowanie wykorzystywane do analizy zatrudnienia personelu, tworzenia raportów i zapewnienia jakości procesów oraz zgodności z przepisami. Pomaga tworzyć bazy danych personelu oraz listy płac, ułatwia administrację świadczeniami i rozliczanie czasu pracy.
• HCM (Human Capital Management) – Zarządzanie Kapitałem Ludzkim – to oprogramowanie łączące podstawowe funkcjonalności HRIS z zarządzaniem personelem. Umożliwia analizę zatrudnienia i wydajności, planowanie wynagrodzeń oraz ścieżek kariery. 
• HRMS (Human Resources Management System) – System Zarządzania Zasobami Ludzkimi – oprogramowanie, które oprócz funkcji HRIS i obserwowania wskaźników ilościowych, śledzi informacje jakościowe o pracowniku oraz poziom jego satysfakcji. System HRM posiada funkcje zarządzania personelem, czasem pracy i automatyzację obsługi płac. Funkcjonalność narzędzi HR może być bardzo różna, a im więcej funkcji posiada, tym wyższa jest cena za narzędzie.

Czy korzystanie z oprogramowania usprawnia pracę? Oczywiście! Skracając liczbę rutynowych czynności do minimum, Twoi pracownicy działu HR będą mogli skupić się na pracownikach i ich potrzebach. Właściwie można by zażartować, że systemy HRM powinno reklamować hasło „HRM – zarządzaj zasobami ludzkimi po ludzku”. Automatyzacja, jaką niesie za sobą wdrożenie oprogramowania tego typu, przyśpiesza żmudne analizy, ułatwia integrację i planowanie. W jednym miejscu skumulujesz narzędzia do współpracy: Intranet, czat, kalendarze, grupy robocze, dokumenty itp.

5. Czy w HR warto inwestować? – podsumowanie

HR jest działem, który czuwa nad płynnością pracy w firmie. Bez specjalistów, którzy potrafią zarządzać kompetencjami i scentralizowaniu informacji o personelu, kadra kierownicza miałaby trudności ze zrozumieniem, gdzie można wprowadzić ulepszenia, które mogą poprawić wyniki biznesowe i zwiększać przychody.

Zamiast więc postrzegać inwestycje w dział HR jako kosztowne wydatki, warto wziąć pod uwagę szerszą perspektywę. Wprowadzenie automatyzacji w formie danego systemu HR pozwoli firmie zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność procesów oraz zaangażowanie specjalistów HR w opiekę nad pracownikami, a nie działaniami administracyjnymi. ZZL, które stawia pracownika w centrum, to klucz do sukcesu firmy.