Wirtualne biura sposobem na oszczędności w firmie

W obecnych czasach przedsiębiorcy coraz częściej szukają wszelkiego typu oszczędności, gdyż z jednej strony zmuszeni są do odkładania funduszy na emeryturę a z drugiej wszelkie koszty prowadzenia firmy rosną.

Czym są wirtualne biura ?

Wirtualne biura to sposób na prawie bezkosztowe posiadanie obsługiwanej siedziby firmy.

Ponieważ koszty prowadzenia jakiejkolwiek firmy liczyć można już bardziej w tysiącach złotych a nie setkach, to jeśli koszt wirtualnego biura zamyka się kwotą 50-120 złotych netto na miesiąc to można mówić o koszcie pomijalnym.

Wirtualne biuro jest więc lokalem biurowym umieszczonym w centralnym punkcie miasta. Jest to lokal w 100% realnie istniejący i czynny w typowych godzinach biznesowych w dni powszednie.

Na przykład w Warszawie wirtualne biura ulokowane są w bliskiej okolicy Pałacu Kultury.

Dodatkowo wirtualne biuro to lokal specjalnie dostosowany do pełnienia funkcji siedziby.

Personel wirtualnych biur odbywa specjalne szkolenia pod kątem ustaw, jakimi objęte są wirtualne biura. Również układ pomieszczeń lokalu i wyposażenie techniczne jest szczególne. Wirtualne biura posiadają sale do spotkań, czyli nieduże salki konferencyjne. Salki te są przeznaczone na spotkania zarządu spółek mających siedzibę w biurze wirtualnym. Oprócz spotkań zarządu lub zgromadzeń wspólników sale do spotkań służą także zwyczajnym spotkaniom z kontrahentem, prowadzeniu szkoleń czy rekrutacji a czasami kontroli skarbowej.

Wirtualne biuro to także wyposażony sekretariat, posiadający urządzenie wielofunkcyjne typu fax-skaner-kopiarka, laptopy czy niszczarkę do dokumentów.

Nazwa wirtualnego biura bierze się trochę stąd, że do takiej siedziby firmy niekoniecznie trzeba chodzić. Posiadając spółkę powinno się co prawda odbyć pod adresem siedziby raz do roku zgromadzenie wspólników, ale już po samą korespondencję chodzić nie musimy, gdyż pracownicy sekretariatu wirtualnego biura mogą wykonać nam skany korespondencji i przesłać jako plik PDF w załączniku emaila. Wbrew wszelkim pozorom również takie abonamenty za wirtualne biuro są abonamentami niedrogimi, kosztującymi 70-120 zł netto miesięcznie. Są to znacznie niższe kwoty w stosunku nie tylko do wynajmu powierzchni biurowej, ale przede wszystkim do zatrudniania na niej pracowników, których pensje nieustannie rosną.

Które wirtualne biuro zasługuje na uznanie ?

Szukając wirtualnego biura warto zwrócić uwagę nie tylko na jego położenie na mapie danego miasta, ale też na stan prawny lokalu. Stan prawny możemy przeanalizować w księdze wieczystej i tu od razu biura wirtualne podzielimy na takie, które dadzą nam numer księgi wieczystej i takie które będą się starały coś przed nami ukryć. Najlepiej by było biuro wirtualne wynająć bezpośrednio od właściciela lokalu i móc sprawdzić, że faktycznie jest on właścicielem. W skrajnych przypadkach właścicielem lokalu może być nawet syndyk masy upadłościowej, więc warto ten fakt samodzielnie sprawdzić. Kolejnymi etapami weryfikacji biura wirtualnego jest sprawdzenie stanu technicznego lokalu – wyposażenia sekretariatu jak i sal do spotkań a także zorientowanie się jak długo wirtualne biuro jest prowadzone pod podanym adresem.

Weryfikacja wirtualnego biura jest o tyle istotna, iż siedziba firmy powinna być jak najdłużej w tym samym miejscu, by nie trzeba było zmieniać danych w KRS. Zmiana KRS kosztuje sporo a dodatkowo formularze są bardzo trudne do wypełnienia a na samą zmianę trzeba długo czekać.