Moduły systemu ERP – jakie wybrać dla swojego biznesu

Wedle najprostszej definicji oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning) to zbiór różnorodnych modułów działających na wspólnej bazie danych. Każda z owych „komórek” zaś usprawnia procesy w innym obszarze przedsiębiorstwa. Naturalnie pojawia się więc pytanie, jakie moduły ERP wybrać dla własnego biznesu?

Systemy klasy ERP – niezbędnik przedsiębiorcy

Choć nazwa „system ERP” sugeruje jeden produkt, jest to częściowa prawda. Główną rolą takiego programu jest wsparcie w zarządzaniu wszystkimi elementami biznesu takimi jak handel, gospodarka magazynowa, finanse i obsługa klienta. Każde z tych zadań realizuje osobny, niezależny moduł, dzielący z pozostałymi wspólną bazę danych. W efekcie przedsiębiorca może łatwo zarządzać całą firmą z poziomu jednego, spójnego narzędzia informatycznego. Systemy ERP zapewniają sprawną i szybką komunikację pomiędzy działami, płynny obieg dokumentów, a także dostarcza rozbudowanych narzędzi analitycznych do planowania, ewidencjonowania oraz przygotowywania raportów i sprawozdań finansowych.

Modułowa struktura systemu daje dużą swobodę w jego wdrażaniu. Można zacząć np. od działu handlowego i kadr, by później, wraz z rozwojem firmy, zainwestować w kolejne moduły. To idealny sposób na przetestowanie możliwości programu, zwłaszcza jeżeli z początku dysponujemy ograniczonym budżetem.

Omówienie wybranych modułów ERP

Wiemy już, że nowoczesne systemy ERP posiadają liczne moduły o różnych funkcjonalnościach i atutach. Jakie warto rozważyć w pierwszej kolejności? Oto kilka propozycji, które sprawdzą się w większości branż handlowo-usługowych wybranych na przykładzie systemu ERP Navireo.

Finanse i księgowość

Każda firma musi posiadać dobrze działający dział księgowy. Moduły ERP wspierają ten obszar biznesu, umożliwiając m.in. sprawne prowadzenie ksiąg handlowych i ewidencji VAT oraz tworzenie sprawozdań finansowych. Dużym ułatwieniem są też mechanizmy automatycznego generowania dokumentów kasowych i rozliczania operacji bankowych. Dzięki tym oraz innym funkcjom system ERP Navireo nie tylko ułatwi pracę działu księgowego, ale też wyeliminuje ryzyko zagrożeń prawnych i księgowych.

Kadry i płace

Kadry to kolejny obszar, o który musi zadbać każdy pracodawca. Navireo zapewnia efektywną obsługę kadrową na wszystkich jej etapach i w zgodzie z obowiązującym prawem. Program automatycznie ewidencjonuje czas pracy oraz umożliwia szybkie generowanie dokumentów pracowniczych, zaświadczeń i sprawozdań. Dział kadr zyska też łatwy dostęp do danych personalnych, zawartych umów cywilnoprawnych, historii absencji oraz innych ważnych informacji dotyczących personelu.

Do tego dochodzi rozbudowany system naliczania wynagrodzeń, który automatycznie wyliczy należności, wysokość składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy. Wszystko z poziomu jednego, łatwego w obsłudze narzędzia.

Obsługa klienta (CRM)

W biznesie nastawionym na sprzedaż towarów lub świadczenie usług profesjonalna obsługa klienta ma kluczowe znaczenie. Tym bardziej że zadowolony klient z dużym prawdopodobieństwem wróci w przyszłości, a może nawet rozpowie dobre słowo o naszym biznesie, np. wśród znajomych lub w mediach społecznościowych. Takie „szeptane reklamy” stanowią nieocenioną pomoc w zwiększaniu reputacji i zasięgów.

W tym właśnie celu powstał moduł CRM Navireo dedykowany działom obsługi klienta, marketingu, a nawet kadrze menadżerskiej. Wygodny i szybki dostęp do danych (m.in. kontaktów, historii zamówień, wystawionych dokumentów) umożliwia szybkie reagowanie na potrzeby klientów i planowanie indywidualnych kampanii marketingowych. Z kolei funkcjonalny moduł poczty elektronicznej automatycznie przypisze e-maile do konkretnych klientów.

Kontrola podatkowa

Zgodnie z obowiązującym prawem przedsiębiorcy zobowiązani są udostępniać organom podatkowym księgi podatkowe i dowody księgowe w elektronicznej formie zgodnej z formatem Jednolitego Pliku Kontrolnego. Navireo pozwala na łatwe generowanie plików JPK dla faktur, dokumentów magazynowych i wyciągów bankowych. Użytkownik może też poprawiać wygenerowane pliki oraz weryfikować je ze strukturą logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.