Czym jest lean management? Jak przebiega jego wdrożenie?

W świecie biznesu innowacje systemów zarządzania są niczym odkrywanie nowych lądów. Zwłaszcza jeśli przedsiębiorcy chcą zwiększyć swoją efektywność, aby wyróżnić się na globalnym rynku. Nie znaczy to jednak, że małe i średnie przedsiębiorstwa nie mogą na tym skorzystać – przeciwnie. Czym jest lean management i jak go wdrożyć w swojej firmie? W tym artykule dowiesz się wszystkiego!

Czym jest lean management dla firm?

Lean management to zaawansowana metodologia zarządzania przedsiębiorstwem. Stawia na wartość wynikającą z ograniczania marnotrawstwa. Innymi słowy, jest to proces ciągłego doskonalenia w firmie, którego celem jest wyeliminowanie kontrproduktywności. Instytuty jak IDP pomagają wdrożyć taką metodologię, czego przykładem jest choćby skrócenie czasu przezbrojenia maszyn o 42% w drukarni wielkoformatowej lub ponad 100% wzrostu produkcji w zakładzie nawozowym. To imponujące rezultaty, ale nie ma co się dziwić. W końcu koncepcja lean managementu pochodzi z Japonii.

Wszystko zaczęło się w latach 50. XX wieku na wschód od Nagoi. Po II wojnie światowej lokalne firmy, w tym Toyota, znalazły się w fatalnej sytuacji. Wówczas najważniejsze było produkowanie tylko tego, co mogło się sprzedać, tak więc opracowano strategię dostosowywania wydajności produkcji do popytu, a także standaryzację procesów w celu zapewnienia optymalnej jakości. Z czasem filozofia ta, początkowo zastosowana w produkcji, została przeniesiona na inne obszary biznesu. Dziś określa się ją jako lean management właśnie.

Zalety lean managementu w praktyce

Z powyższego wynika, że wdrożenie systemu zarządzania lean management w przedsiębiorstwie przynosi szereg korzyści. Przyjrzyjmy się temu bliżej. Otóż różne procesy produkcyjne są bardziej wydajne, co siłą rzeczy pozwala na redukcję kosztów. Zredukowany zostaje również czas realizacji poszczególnych zadań w firmie. Jest to możliwe, ponieważ implementacja lean managementu niweluje wysiłek wcześniej marnowany na procesy, które nie miały realnej wartości. Teraz natomiast ta energia jest pożytkowana w innym zakresie, co już prowadzi do wzrostów.

Co ważne, ten postęp wcale nie musi oznaczać zwolnień. Przedsiębiorcy często są w błędzie, kiedy ucinają etaty w celu poprawy wydajności. Tak naprawdę w wielu przypadkach dużo lepsze rezultaty daje gruntowna restrukturyzacja samych tylko procesów. Mądre zarządzanie czasem pracowników, zwiększenie kontroli czy wyłączanie niektórych maszyn – to suma summarum może usprawnić firmę do tego stopnia, że zwolnienia przestają być konieczne.

Zwiększa się przy tym również wydajność zatrudnionych, dzięki czemu mogą oni wykonywać swoją pracę lepiej, ponieważ nie marnują wysiłku na puste działania. A to z kolei wiąże się ze zmniejszeniem wydatków energetycznych, bo przecież każde niepotrzebnie włączone urządzenie pobiera prąd. Nieużywane pomieszczenia natomiast mogą nie być ogrzewane, co jeszcze bardziej zmniejsza zużycie energii. Na podobnej zasadzie opiera się ograniczenie strat spowodowane odpadami powstającymi w procesach produkcyjnych. W związku z tym koszty surowców również ulegają zmniejszeniu.

Korzyści lean managementu są zatem wielopoziomowe. Efekty wprowadzenia tego modelu są widoczne na przynajmniej kilku płaszczyznach. Łącząc je w całość, można zobaczyć naprawdę konkretne zmiany. Wzrasta nie tylko funkcjonalność poszczególnych sektorów, jak i ogólna wydajność przedsiębiorstwa. W gruncie rzeczy lean management sprawdza się nie tylko w zakładach produkcyjnych, lecz również w firmach z branży IT czy instytucjach publicznych.

Jak wdrożyć lean management w firmie?

Skoro wiemy już, czym jest lean management w teorii, pora na jego implementację w praktyce. To nie jest proste. Wdrożenie tego modelu w przedsiębiorstwie wymaga zaangażowania wszystkich członków zespołu, zmiany sposobu myślenia i struktury organizacji. Należy przy tym zauważyć, że każda firma będzie unikalnym przypadkiem. Chodzi bowiem o wypracowanie dynamiki ciągłego doskonalenia na już sprecyzowanym gruncie. Tym gruntem są potrzeby rynku, zasoby dostępne na miejscu, realny budżet, a nawet ambicje przedsiębiorcy, który chce prześcignąć konkretnych rywali. To cechy unikalne dla każdej firmy z osobna, jak i branży, w której funkcjonuje.

Należy więc przeprowadzić szczegółową analizę wszystkich procesów i produktów firmy, wykorzystując w tym celu solidne dane. Na ich podstawie możliwe jest wyznaczenie punktów optymalizacji w każdym z poszczególnych sektorów. Oczywiście lepiej jest, jeśli zajmą się tym specjaliści z zewnątrz. Chodzi o to, że ludzie już zaznajomieni z daną firmą zwykle nie dostrzegają szczegółów, które mogą mieć kolosalny wpływ na poprawę wydajności. Nie mają też doświadczenia ani narzędzi, jakimi dysponują fachowcy od lean managementu.

Dzięki ich wiedzy możliwe jest planowanie ulepszeń z większą gwarancją sukcesu. Po przeanalizowaniu różnych procesów i przefiltrowaniu ich przez możliwe scenariusze opracowuje się zakres działań. Konsekwentna realizacja planu z uwzględnieniem wszystkich zasobów to kolejny etap. Towarzyszą mu dokładny monitoring zmian oraz ciągłe doskonalenie. Wprowadzanie korekt na bieżąco pozwala zoptymalizować zarządzanie dokładnie tak, jak to ma miejsce podczas konstruowania zegarka: po kolei i z wyczuciem.